Wijk-beheerder taken

Enkele leden van de preventiegroep nemen de beheertaken voor de groep op zich. Zij zorgen er dan voor dat nieuwe leden worden verwelkomd en daarna worden toegevoegd aan de groep. Daarnaast zien ze erop toe dat de gedragsregels binnen de groep worden nageleefd. Wanneer nodig kunnen zij ook ingrijpen door bv. leden te verwijderen uit de groep of de groep tijdelijk op 'stil' te zetten.

De beheerders zijn ook de contactpersonen naar omliggende wijkgroepen en naar het kader. Daardoor kunnen eventuele berichten heel snel worden doorgezet. Het is al enkele malen voorgekomen dat op deze wijze dieven werden aangehouden nadat het alarmbericht heel snel meerdere wijken was doorgegaan.

HeemstedeApp is een burgerinitiatief, en wordt volledig verzorgd door vrijwilligers. We begrijpen dat iedereen het druk heeft. Beheerders doen wat ze kunnen bij HeemstedeApp en niet meer dan dat. Bij activiteit in de groep verwachten we wel dat een beheerder probeert hiervoor even wat tijd vrij te maken. Lukt het niet, dan is er vast een andere beheerder die wel beschikbaar is - we streven naar meerdere beheerders in iedere groep.

Voorwaarden om beheerder te worden

• U kunt e-mail ontvangen op uw mobiele telefoon
• U bent redelijk vaardig met WhatsApp
• U staat achter de gedragsregels zoals deze staan op deze website.

Om beheerder te worden

• Wanneer u nog geen lid bent van de preventiegroep, gebruik het gewone aanmeldformulier om u aan te melden. Bij de vraag Meehelpen kiest u de optie Het beheer van uw wijkgroep (de alarmgroep). Aanmelden kan hier
• Wanneer u al wel lid bent van de preventiegroep, neem dan contact op met info@heemstedeapp.nl.

Nadat u beheerder bent geworden

1. U wordt door het kader toegevoegd aan de WhatsApp Beheerdersgroep. Eventueel kunt u via info@heemstedeapp.nl toegang aanvragen
2. U meldt uzelf aan bij de omliggende wijkgroepen. Aanmelden kan via het gewone aanmeldformulier, klik hier. Het is mogelijk dat de beheerders van omliggende wijkgroepen u meteen beheerrechten toekennen in hun groep zodat u heb eventueel kunt helpen bij het zorgdragen op naleven van de gedragsregels
3. U meldt uzelf aan voor de Facebook groep HeemstedeApp Beheerdersoverleg. Klik hier om toegang aan te vragen.

Wijkbeheerders bepalen zelf hoe zij hun groep organiseren. Bij HeemstedeApp hebben we heel veel ervaring opgedaan met het beheren van preventiegroepen. Hierbij bleek onderstaand takenpakket het beste te passen. De meeste groepen hanteren ongeveer dit pakket. Op een beheerdersbijeenkomst horen we graag hoe u uw groep organiseert. Daar leren we allemaal van.

Nieuwe leden

1. Nadat een nieuw lid zich heeft aangemeld via www.heemstedeapp.nl ontvangt u een email bericht hierover, met daarin een digitale visitekaartje
2. Dit nieuwe lid is toegezegd binnen een paar dagen te worden toegevoegd aan de gevraagde groep
3. Door te drukken op het digitale visitekaartje voegt u het nieuwe lid toe als contact op uw telefoon
4. Via WhatsApp verwelkomt u het nieuwe lid met een rechtstreeks bericht. Een voorbeelddtekst staat hier. Doe dit liever niet 's avonds laat, wacht dan tot de volgende ochtend.
5. Ga pas na het verzenden van het welkomstbericht over op het toevoegen van het nieuwe lid aan de groep

Dit alles neemt per nieuw lid maar een paar minuten in beslag.

Urgente berichten

• Bij urgente berichten in de eigen groep, neem contact op met de melder en vraag of 112 is gebeld. Zo niet, dan is dat wel nadrukkelijk de bedoeling
• Melders gaan soms met je in gesprek, ze willen hun verhaal kwijt. Dat is prima maar houd je eigen taak als beheerder voorop. Ze kunnen hun verhaal vaak beter kwijt bij bv. de politie
• Houd de groep zo stil mogelijk, sta alleen updates toe wanneer deze daadwerkelijk iets toevoegen aan de eerste melding
• Overweeg het bericht van de melder door te zetten naar de omliggende wijkgroepen, en misschien zelfs naar de HeemstedeApp Beheerdersgroep
• Probeer bij de melder altijd een afloopbericht te verkrijgen: wat zei de politie? Een afloopbericht mag altijd in de groep worden geplaatst

Urgente berichten uit omliggende wijkgroepen of de HeemstedeApp Beheerdersgroep

Wanneer je een bericht leest in de WhatsAppgroep in een buurwijk of in de beheerdersgroep, overweeg dan of deze mogelijk zinnig is voor jouw wijk. En zet dan het bericht door naar jouw eigen groep.

Amber alert of Burgernet

Een AMBER Alert bericht of Burgernet bericht mag worden doorgezet naar je wijkgroep wanneer deze zinnig lijkt voor jouw wijk.

Gedragsregels handhaven

• Je streeft ernaar dat je groep zo stil mogelijk blijft
• Gebruikers die duimpjes sturen of onzinnige berichten mag je verwijderen uit je groep. Daar schrikt een lid vaak heel erg van. Neem altijd meteen daarna via WhatsApp contact op met dit lid over het waarom. In 9 van de 10 gevallen kun je na een kort gesprek het lid weer toevoegen aan de groep.
• Gaat de groep helemaal 'los', zet de groep dan op dempen. Dit kan via de groepsinstellingen --> berichten versturen. Vergeet niet om de groep op een later moment weer open te zetten... Als de groep op 'dempen' staat, dan kunnen alleen de beheerders nog berichten plaatsen

Nieuwe wijkbeheerders

Een nieuw lid kan in de aanmelding aangeven dat deze mee wil helpen met het beheer. Dit zie je in de aanmeldings-email. Wanneer je een nieuwe beheerder wil toevoegen dan staat hier wat uitleg hoe je dit aan kunt pakken.

Tot slot, wanneer je groep te groot wordt, kun je overwegen om de groep te splitsen. Een groep lijkt op zijn sterkst met 100 tot 150 leden. Het maximum aantal leden dat WhatsApp ondersteunt is 250 leden. Neem met het kader contact op wanneer je overweegt je groep te splitsen. Dat kan via info@heemstedeapp.nl.