Taken wijkbeheerder

Elke wijkgroep heeft een of meerdere beheerders. Deze beheerders wonen in principe in dezelfde wijk als waar ze beheerder van zijn. Eenieder kan in principe beheerder worden - het optimale aantal beheerders is nu gesteld op 3 per groep.

De beheerders verzorgen gezamenlijk deze taken:

  • Nieuwe deelnemers toevoegen nadat zij zich via deze website hebben aangemeld
  • Meelezen berichten in beheerdersgroep en wanneer een bericht van belang kan zijn voor de eigen wijk, dan het bericht doorsturen naar de eigen groep
  • Berichten welke geplaatst worden door groepsleden doorsturen naar de beheerdersgroep wanneer deze voor andere wijken van belang kan zijn
  • Meelezen berichten in omliggende groepen en wanneer een bericht van belang kan zijn voor de eigen wijk, dan het bericht doorsturen naar de eigen groep
  • Het bijhouden van een deelnemersoverzicht in de eigen wijk, deze lijst wordt aangepast bij nieuwe aanmeldingen en afmeldingen. Hierin staan ook de namen, adressen, emailadressen en telefoonnummers
  • Het gebruik van de wijkgroep modereren en ingrijpen waar nodig - vragen en opmerkingen aan de beheerder behoren bv. rechtstreeks aan de beheerder gestuurd te worden en niet via de groep

Als wijkbeheerder niet te zuinig zijn met het overnemen van berichten vanuit andere groepen of de beheerdergroep! Liever een keer te vaak een bericht geplaatst dan een keer te weinig!

Het is niet gewenst om in de beheerdersgroep te melden dat je het bericht hebt overgenomen. Ook die groep wil een zo slapend mogelijk bestaan leiden.

Meer beheerders zijn echt nodig!

HeemstedeApp blijkt een groot succes. Dit succes wordt gevormd door alle deelnemers aan de groepen en alle beheerders tezamen. Maar het kan nog beter. In enkele groepen heeft nog niemand kenbaar gemaakt beheerder te willen worden. En in andere groepen zou het heel goed zijn wanneer er extra beheerders bij komen. Want geen enkele beheerder is altijd bereikbaar. Er worden trouwens geen 'diensttijden' afgesproken: eenieder zet zich simpelweg zo goed mogelijk in.

 

De wijkbeheerdertaken nemen nauwelijks tijd in beslag. Er gaan weken voorbij dat je niets hoeft te doen. Maar wanneer er een melding is dan kan het eventjes best hectisch zijn en ben je zomaar 10 tot 30 minuten bezig.
Het aanmelden van nieuwe leden kan binnen een paar minuten per lid. Over het algemeen doet maar één beheerder per wijkgroep dit.

Om een bestaande groep (mede) te beheren hoeft je alleen maar de beheerder-rechten in de WhatsApp groep te krijgen.

Om een nog niet bestaande groepen te beheren moet natuurlijk die groep even worden opgezet. Dat doe je door eerst de nummers in je telefoon te zetten en dan alle personen toevoegen waarna je ze verwelkomt in de groep. Natuurlijk kun je hierbij begeleiding krijgen vanuit de andere beheerders.

 

Als beheerder word je ook lid van de preventiegroepen in de wijken om jouw wijk heen zodat je berichten uit die groepen eventueel door kunt zetten naar je eigen groepen. Maar ook andersom: je mag berichten uit jouw eigen groep natuurlijk doorzetten naar de groepen om je heen.

Daarnaast word je lid van de beheerders WhatsApp groep. In deze groep worden incidenten uit andere wijken gedeeld - deze mag je dan naar jouw goeddunken doorzetten naar je eigen whatsapp groep.

Tot slot krijg je toegang tot het HeemstedeApp beheerdersoverleg op FaceBook. Hier worden de meer organisatorische zaken besproken. Het is niet de bedoeling dat deze berichten worden doorgezet.

Lijkt het je wat om een groep (mede) te beheren, neem dan even contact met ons op via info@heemstedeapp.nl.

Adresboek

De groepsbeheerders voegen de adres- en email informatie van nieuwe aanmeldingen toe aan hun eigen wijkoverzicht van leden. Hoe ze dat organiseren is aan henzelf. Uitgangspunten hierbij:

  • de adresinformatie is nodig om groepen die te groot worden te splitsen in bv. Noord en Zuid
  • de informatie moet eenvoudig overgedragen kunnen worden aan een volgende beheerder
  • de emailadressen kunnen worden gebruikt om de leden te informeren buiten de WhatsApp groep om

Mogelijke oplossingen:

  • Excel - eenvoudig over te dragen
  • Adresboek van de telefoon - zet de contacten in een aparte groep of markeer ze op de een of andere manier, bv. door er de term 'HeemstedeApp' bij te zetten. Het delen van de informatie vergt wel wat handelingen. Dit gaat het gemakkelijkst wanneer de telefoon gekoppeld is met een computer:
    • exporteren en importeren middels vCards (VCF) is vrij eenvoudig
    • met bv. Outlook is exporteren naar Excel heel eenvoudig
    • met een Apple en een iPhone kan gebruik worden gemaakt van Numbers: selecteer alle adressen in het adresboek en sleep ze naar Numbers (niet de web-versie). Daarna is het bestand in Excel formaat op te slaan

Wanneer je de adresboek-methode gebruikt, probeer even uit hoe je de informatie kunt exporteren

In een aantal wijken met meerdere beheerders verzorgt één beheerder het adressenbeheer. In andere wijken delen de beheerders de contacten onderling middels bv. een vCard.

 

 

Nieuw lid toevoegen

  1. Maak het lid aan in het adresboek van je telefoon - dit kan vaak ook met je computer
  2. Stuur het lid via WhatsApp rechtstreeks een welkomstbericht (een voorbeeld)
  3. Voeg het lid toe aan de WhatsApp groep
    1. Klik op de titel van de whatsapp groep Whatsapp Screenshot
    2. Klik onderaan op 'Voeg deelnemer toe' Whatsapp Screenshot
  4. Noteer in je Excel administratie dat je dit lid hebt toegevoegd

Veel beheerders doen dit met WhatsApp Web - dat is WhatsApp op je computer.

Bericht doorsturen

Een bericht overnemen uit een andere groep of doorsturen naar een andere groep kan heel eenvoudig snel worden uitgevoerd.

  1. Tik het bericht en houd deze aangetikt totdat er een balkje verschijnt
  2. In het balkje tik 'Stuur door'
  3. U kunt nu alle berichten selecteren die u door wenst te zenden
  4. Klik links onderaan op het kromme pijltje
  5. Selecteer de groep waar u het bericht naar toe wenst te zenden (door deze lijst iets naar beneden te scrollen, wordt een zoekveld getoond)